Clara, la secrétaire de votre cabinet de psychologue
Clara est la secrétaire de cabinet intégrée à Claryvoo, le logiciel de gestion de cabinet des psychologues libéraux. Elle prépare les rappels, les factures, les relances et les notes de séance dictées, et vous validez chaque action sensible.
Contenu mis à jour le :
6 RDV aujourd’hui, 5 confirmés. Mme Duval n’a pas répondu. Je la relance ?
Comment donner une consigne à Clara
Écrivez à Clara comme à une collègue. Elle déplace un rendez-vous, résume un dossier, émet une facture, relance un patient. Vous validez d’un clic.
Déplace le rendez-vous de Mme Duval à jeudi, plutôt en fin de journée.
Jeudi 17 h est libre et correspond à ses créneaux habituels. Je lui envoie la proposition à votre nom, et je libère son créneau de mardi pour la liste d’attente.
Les tâches de secrétariat que Clara prend en charge
Clara couvre le secrétariat administratif, des rappels à la facture payée. Elle ne répond pas au téléphone, n’assure pas l’accueil et ne prend pas encore les réservations en ligne de vos patients.
Gestion des rendez-vous
Clara crée, déplace et annule les rendez-vous dans votre agenda en ligne du psychologue. Les messages partent au nom de votre cabinet. La prise de rendez-vous en ligne par le patient est en préparation.
Rappels par SMS et email
Les rappels de rendez-vous par SMS et par email partent avec l’offre Pro. Le patient confirme en un clic, et Clara relance les silences avant la séance.
Liste d’attente
Un créneau se libère, les patients compatibles reçoivent la proposition.
Absences et no-show
Clara vous signale les patients à risque avant la séance pour réduire les no-show.
Notes de séance dictées
Dictée transcrite, structurée en motif, contenu et suite. Les enregistrements vocaux sont supprimés automatiquement après transcription.
Facturation des séances
Clara émet la facture après la séance. En France, la mention d’exonération de TVA s’applique aux séances à finalité thérapeutique (article 261-4-1° du CGI). Voir la facturation des séances.
Impayés et relances
Règlements en retard signalés, relances rédigées et prêtes à partir.
Courriers et rapports
Lettres d’adressage, attestations, bilans, rédigés depuis le dossier.
Dossiers patients
Le dossier patient informatisé réunit l’historique, les documents reçus par OCR, le plan thérapeutique et les scores d’échelles.
Téléconsultation
Le lien de téléconsultation intégrée est attaché au rendez-vous et part avec le rappel.
Brief du matin
Ce qui compte aujourd’hui, en une lecture, avant votre premier patient.
Clôture de semaine
Clara prépare la clôture de la semaine avec les factures, les règlements et les relances, puis vous la soumet le vendredi.
Clara prend ces tâches sans que vous recrutiez une secrétaire.
Créer un compte gratuitLes 6 rôles de Clara dans votre cabinet
Clara tient six rôles dans votre cabinet. Elle propose, et vous validez en un clic.
Surveiller
Clara connaît l’état du cabinet en permanence : rendez-vous, confirmations, créneaux vides, factures en attente.
6 RDV, 5 confirmés, 1 en attente. 2 factures à envoyer. Taux de remplissage : 88 %.6 RDV, 5 confirmés, 1 en attente. 2 factures à envoyer. Taux de remplissage : 88 %.
Les notes, rapports et courriers que Clara prépare pour vous
Sept capacités cliniques, toutes soumises à votre validation. Clara suggère, le praticien décide.
- 01
Base de connaissance clinique
Posez une question de connaissance générique : repères théoriques, échelles disponibles. Clara répond hors de tout contexte patient.
Quelles échelles pour évaluer l’anxiété ? GAD-7, HAD, STAI et inventaire d’anxiété de Beck sont les plus courantes. Repère de connaissance, sans lien avec un dossier.
- 02
Transcription des notes dictées
Dictez vos notes après la séance. Clara transcrit et propose un résumé structuré en contexte, progrès, vigilance et suite.
4ᵉ séance, suivi anxiété. Techniques de respiration appliquées. Troubles du sommeil persistants. Suite : approfondir la restructuration cognitive.
- 03
Génération de rapports
Synthèses cliniques, bilans de suivi et rapports périodiques, compilés à partir de vos notes.
Bilan janvier à mars : motif initial anxiété sociale, 12 séances, amélioration notable relevée dans vos notes. Suite à préciser par vous.
- 04
Lettres d’adressage
Clara rédige les brouillons de courriers inter-professionnels, que vous relisez et signez.
Courrier au psychiatre : patient suivi depuis 6 mois, motif de consultation anxiété. L’évolution suggère l’intérêt d’un avis complémentaire.
- 05
OCR du courrier entrant
Elle lit les courriers reçus, identifie l’expéditeur et les rattache au bon dossier patient.
Compte rendu du médecin généraliste détecté et patiente identifiée. Je le classe dans son dossier ?
- 06
Questions métier
Posez une question à tout moment sur un point clinique ou organisationnel.
Outils TCC pour l’anxiété de performance : restructuration cognitive, exposition graduée, défusion (ACT), relaxation progressive, colonnes de Beck.
- 07
Pistes de remédiation
Clara suggère des stratégies adaptées au contexte du patient. Vous décidez de la direction clinique. Les outils cliniques pour psychologues complètent ces pistes.
Activation comportementale, travail sur les valeurs (ACT), psychoéducation sur le deuil selon le modèle de Worden.
Les règles de délégation de Clara
Vous configurez les règles une fois, action par action. Clara s’y conforme en permanence.
- AUTOMATIQUE
Clara gère seule
Pour les tâches répétitives et sans risque.
- Rappels patients standard
- Confirmations de rendez-vous
- Brief du matin
- AVEC VALIDATION
Clara me demande avant
Pour les actions qui méritent votre accord.
- Relances d’impayés
- Replanification
- Suggestions cliniques
- Envoi de courriers
- INTERDIT
Clara ne touche pas
Pour ce qui relève de votre jugement exclusif.
- Diagnostic
- Communications sensibles
- Décisions cliniques
Clara ou une secrétaire salariée ?
Clara ne remplace pas une présence humaine pour l’accueil physique.
Elle couvre l’organisation et l’accompagnement clinique numérique.
Clara est disponible avec l’offre Pro (49 € TTC/mois). Voir les tarifs.
Coût employeur estimé d’un mi-temps au SMIC en 2026, selon les allègements de charges. À vérifier sur le simulateur de l’Urssaf.
Vous hésitez avec Doctolib ou Terapiz ? Consultez nos comparatifs.
Sécurité des données patients et secret professionnel
Claryvoo protège le secret professionnel dès la conception du produit.
- Données stockées en France
- Chiffrement en transit et au repos
- Traçabilité des actions de Clara
- Export intégral à tout moment
Pas de stockage audio
Les enregistrements vocaux sont supprimés automatiquement après transcription. Seule la transcription validée par le praticien entre dans le dossier.
Pas de diagnostic
Clara suggère des pistes. Le jugement clinique reste le vôtre, toujours.
Traçabilité des actions de Clara
Clara agit seule uniquement sur les actions que vous lui déléguez. Elle vous soumet toutes les autres.
Hébergement et chiffrement
Données stockées en France, chez AWS, dans la région de Paris certifiée HDS. Chiffrées en transit (TLS 1.2 minimum, TLS 1.3 quand le navigateur le permet) et au repos (AES-256), et exportables à tout moment. Voir l’hébergement HDS et chiffrement.
Règles de délégation
Vous décidez ce que Clara peut faire, action par action.
Questions fréquentes sur Clara
Vous lui écrivez, en français, comme à une collègue : « déplace le rendez-vous de jeudi », « facture la séance de ce matin », « où en est le suivi de M. Bernard ». Clara comprend la demande, agit dans votre agenda, votre facturation ou vos dossiers, et vous soumet le résultat avant que quoi que ce soit ne sorte du cabinet.
Clara couvre le secrétariat administratif : rappels, confirmations, liste d’attente, absences, notes dictées, facturation, relances d’impayés, courriers et clôture de semaine. Elle ne répond pas au téléphone, n’assure pas l’accueil et ne prend pas encore les réservations en ligne de vos patients.
Non, jamais. Elle répond à vos questions de connaissance clinique hors de tout contexte patient et vous soumet des pistes de remédiation. Aucune écriture au dossier, aucune action clinique sans votre validation explicite.
Non. Clara est disponible avec l’offre Pro. L’offre Free comprend l’agenda, les rappels par email et la fiche patient, gratuitement et à vie.
Oui. Vous désactivez Clara en entier depuis vos réglages, ou action par action. Votre agenda et vos dossiers restent accessibles.
Il doit choisir un outil qui héberge les données de santé chez un hébergeur certifié HDS (obligatoire en France) et qui n’utilise pas ses notes pour entraîner un modèle. Clara transcrit vos notes dictées, supprime l’audio après transcription et stocke le texte en France, chez AWS en région Paris.
Elle applique les règles et préférences que vous configurez. Vos données ne servent jamais à entraîner un modèle.
Voir aussi : comment Clara traite les données
Votre lundi matin peut déjà être préparé
Votre compte gratuit ouvre l’agenda, les rappels email et la fiche patient en quinze minutes.