Politique de confidentialité

Claryvoo accorde à la protection des données personnelles, et plus particulièrement aux données de santé, une attention de premier ordre. Cette politique décrit qui traite vos données, dans quelles conditions, et comment vous pouvez exercer vos droits.

1. Qui traite quelles données ?

Trois catégories de données coexistent, avec un responsable différent pour chacune :

Sur les données de la patientèle, c’est le psychologue qui décide des finalités et des moyens du traitement. Claryvoo agit pour son compte, dans la limite de ses instructions et du contrat de sous-traitance (DPA) annexé aux conditions générales d’utilisation.

2. Responsable du traitement (compte praticien)

Pour les données du compte praticien et les traitements relevant directement de Bryan is in the web, le responsable du traitement est :

Bryan is in the web, SAS au capital de 1 000 €
6 avenue Charles de Gaulle, 91230 Montgeron
RCS Évry 947 889 606

Délégué à la protection des données (DPO) :
David De Caldas Amorim
Email : dpo@claryvoo.com

Voir aussi : mentions légales →

3. Données collectées

3.1. Données du compte praticien

• Identification : nom, prénom, adresse email professionnelle, téléphone, adresse du cabinet
• Profession : numéro ADELI le cas échéant, spécialité, mode d’exercice
• Compte et abonnement : identifiants, mot de passe (haché via algorithme adapté, type bcrypt/argon2), formule d’abonnement, historique, factures émises par Claryvoo
• Navigation : adresse IP, type de navigateur, pages consultées, durée des sessions (à des fins de sécurité et de mesure d’audience)
• Support et communications : échanges avec l’équipe Claryvoo, demandes d’assistance

3.2. Données patients (saisies par le praticien)

Ces données sont sous la responsabilité du praticien. Claryvoo les héberge et les traite uniquement pour exécuter les fonctionnalités du Service :

• Identité du patient : nom, prénom, date de naissance, coordonnées, lien éventuel avec un autre patient (mineur, conjoint, etc.)
• Suivi clinique : notes de séance, transcriptions audio (lorsque la fonctionnalité est activée par le praticien et que le patient en est informé), documents cliniques importés ou rédigés via reconnaissance optique de caractères (OCR), antécédents, historique de RDV
• Données administratives : factures, paiements, tiers payant le cas échéant
• Communications opérationnelles : rappels de RDV envoyés au patient sur demande du praticien

Claryvoo ne consulte jamais le contenu clinique des patients d’un praticien, sauf demande explicite du praticien dans le cadre d’une assistance technique tracée et limitée dans le temps.

3.3. Données de paiement

Les paiements d’abonnement sont traités par un prestataire certifié PCI-DSS. Claryvoo ne stocke jamais les numéros de carte bancaire complets ni les CVV. Seuls les 4 derniers chiffres et le type de carte sont conservés à des fins de référence.

3.4. Commentaires publiés sur le blog

Quand vous commentez un article du blog, Claryvoo enregistre le nom que vous choisissez d’afficher, votre adresse électronique et le texte de votre commentaire. Claryvoo en est le responsable du traitement. Ces données sont conservées dans la base du blog, distincte de celle du logiciel : elles ne touchent jamais aux données de vos patients.

• Votre nom et votre commentaire sont publiés sous l’article après relecture par l’équipe. Rien n’est visible avant.
• Votre adresse électronique n’est jamais affichée, ni transmise à un tiers, ni utilisée pour de la prospection. Elle sert uniquement à vous recontacter au sujet de votre commentaire et à vérifier une demande de suppression.
• Votre adresse IP n’est pas enregistrée. Seule une empreinte technique, dont on ne peut pas retrouver l’adresse, est gardée deux jours pour limiter les envois automatisés.
• N’écrivez aucune information qui permettrait de reconnaître un patient : un commentaire qui en contient est refusé et supprimé.

4. Finalités et bases légales

4.1. Données du compte praticien

4.2. Données patients

Ces données sont traitées exclusivement pour exécuter les instructions du psychologue dans le cadre du contrat de sous-traitance. Les finalités sont définies par le praticien (suivi clinique, administration du cabinet, communication patient) et la base légale relève de sa responsabilité (généralement : exécution d’un contrat de soin et obligation déontologique).

Voir aussi : guide RGPD du psychologue →

4.3. Commentaires du blog

5. Clara et l’intelligence artificielle

Clara est la secrétaire de cabinet intégrée à Claryvoo. Voici les principes qui encadrent son fonctionnement :

Voir aussi : Clara, la secrétaire de cabinet de Claryvoo →

• Périmètre : Clara accède uniquement aux données saisies par le praticien dans son espace. Aucune donnée patient n’est partagée entre praticiens.
• Suggestions, pas décisions : Clara propose, le praticien dispose. Aucune action sensible n’est exécutée sans validation explicite du praticien.
• Audio : lorsque l’enregistrement ou la captation de séance est activé par le praticien (avec information du patient), Clara produit une transcription textuelle. Aucun fichier audio brut n’est conservé au-delà du traitement.
• Traçabilité : chaque suggestion ou action de Clara est journalisée et consultable.
• Délégation paramétrable : le praticien définit ce que Clara peut faire (envoi de rappels, génération de courriers, etc.) et peut la désactiver à tout moment.
• Pas de profilage clinique automatisé : Clara n’établit pas de diagnostic, n’évalue pas le patient et ne prend pas de décision automatisée produisant des effets juridiques sur lui.

Conformité AI Act. Clara s’appuie sur des modèles d’intelligence artificielle générative fournis par Anthropic via Amazon Bedrock, hébergés en région AWS Paris (eu-west-3). Les requêtes envoyées à Clara ne sont pas utilisées pour l’entraînement des modèles. En tant que système d’IA intégré dans un service à destination de professionnels de santé, l’utilisation de Clara fait l’objet d’une information transparente conformément à l’article 50 du règlement (UE) 2024/1689 (AI Act).

6. Hébergement et sécurité

Voir aussi : sécurité et hébergement des données de santé →

6.1. Localisation des données

Le site vitrine claryvoo.com et les données de production de l’application Claryvoo sont hébergés en France métropolitaine, dans la région AWS Paris (eu-west-3). Les bases de données, les buckets de stockage (documents patients, photos, factures) et les volumes de calcul Fargate sont localisés exclusivement en France.

Transcription audio des séances : précision géographique. La transcription des séances utilise le service Amazon Transcribe selon deux modes :

• Transcription par dépôt de fichier audio (post-séance) : intégralement traitée en France (région AWS Paris, eu-west-3).
• Transcription en streaming temps réel pendant la séance : le service de streaming Amazon Transcribe n’étant pas disponible en région Paris à la date de publication, les flux audio transitent par la région AWS Dublin (eu-west-1), située dans l’Espace économique européen. Ces flux sont chiffrés en transit, traités le temps strict de la transcription, et ne donnent lieu à aucune conservation persistante en région Dublin. La transcription produite est immédiatement rapatriée et stockée en France.

La transcription en streaming est désactivée par défaut. Elle ne s’active qu’à la demande explicite du praticien, qui s’engage à en informer son patient.

6.2. Statut HDS

• Amazon Web Services, hébergeur d’infrastructure, est certifié Hébergeur de Données de Santé (HDS) par l’Agence du Numérique en Santé sur les activités 1 à 4 et 6 du référentiel HDS v2.0.

6.3. Mesures techniques

Chiffrement des données au repos

• Chiffrement AES-256 activé sur la base de données primaire (Amazon RDS PostgreSQL), sur l’ensemble des buckets de stockage (documents patients, photos, audio, OCR, factures) et sur les volumes de calcul Fargate.
• Clés gérées par AWS Key Management Service (KMS) en mode CMK (Customer-Managed Keys), avec clés dédiées par domaine fonctionnel (transcription, documents, photos, OCR, etc.).
• Rotation annuelle automatique des clés activée.

Chiffrement des données en transit

• TLS 1.2 minimum, TLS 1.3 quand le navigateur le permet, sur l’intégralité des liaisons entre le navigateur du praticien, l’application, les services internes AWS et les sous-traitants.

Cloisonnement réseau

• VPC privé déployé sur deux zones de disponibilité de la région Paris.
• VPC Endpoints (Gateway pour S3, Interface pour Secrets Manager, ECR, CloudWatch Logs et Bedrock) : les appels aux services AWS restent à l’intérieur du réseau privé, sans transit par l’internet public.
• Accès à la base de données strictement restreint au backend applicatif, sans IP publique exposée.

Contrôle d’accès

• Politiques IAM scopées par domaine fonctionnel, avec conditions strictes (aws:RequestedRegion = eu-west-3 notamment) interdisant toute opération hors région Paris sur les ressources sensibles.
• Aucun identifiant applicatif n’est stocké dans le code versionné. L’ensemble des secrets (mots de passe de base de données, clés d’API tierces) est stocké dans AWS Secrets Manager et chargé dynamiquement par le backend.
• Authentification multi-facteurs (MFA) activée par défaut pour tous les comptes administrateurs et tous les comptes praticiens.
• Principe du moindre privilège appliqué à toutes les permissions.

Stockage des factures et immuabilité légale

• Les factures sont stockées dans un bucket S3 dédié avec Object Lock en mode COMPLIANCE et une rétention de 10 ans, rendant les objets immuables même pour le compte administrateur AWS, conformément aux obligations fiscales.

Journalisation et supervision

• AWS CloudTrail Data Events activé sur les buckets contenant des données cliniques : chaque accès est tracé nominativement.
• Amazon GuardDuty activé en environnement de production pour la détection d’activités malveillantes ou anormales.
• AWS Security Hub activé sur l’ensemble des environnements, avec souscription aux référentiels AWS Foundational Security Best Practices et CIS AWS Foundations Benchmark.
• AWS Config activé en production pour le suivi continu de la conformité des ressources.

Tests et gestion des vulnérabilités

• Tests de sécurité périodiques, gestion documentée des vulnérabilités, processus de mise à jour des dépendances logicielles.

6.4. Mesures organisationnelles

• Politique de sécurité interne documentée.
• Sensibilisation et formation continue des collaborateurs.
• Engagements de confidentialité signés par toute personne disposant d’un accès technique ou opérationnel.
• Procédure de notification de violation conforme RGPD : notification à la CNIL sous 72 heures, information des personnes concernées si nécessaire.
• DPO désigné, joignable à dpo@claryvoo.com.

6.5. Continuité d’activité et reprise après incident

• Haute disponibilité : la base de données primaire est déployée en mode Multi-AZ (réplication synchrone entre deux zones de disponibilité de la région Paris), avec bascule automatique en cas de défaillance d’une zone.
• Sauvegardes : sauvegardes automatiques chiffrées avec une rétention de 30 jours, deletion protection activée, snapshot final forcé.
• RPO cible (Recovery Point Objective) : moins de 5 minutes, grâce à la réplication synchrone et aux journaux de transactions continus.
• RTO cible (Recovery Time Objective) : moins de 2 minutes pour une bascule automatique entre zones, moins de 30 minutes pour une restauration depuis sauvegarde.
• Plan de reprise d’activité documenté et testé périodiquement.

7. Sous-traitants

Claryvoo fait appel à un nombre limité de sous-traitants techniques, tous établis dans l’Espace économique européen. Tous sont engagés contractuellement à respecter le RGPD et, le cas échéant, les exigences spécifiques aux données de santé.

Cette liste est mise à jour dès qu’un sous-traitant est ajouté, modifié ou retiré. Les changements substantiels font l’objet d’une notification aux utilisateurs.

8. Transferts hors Union européenne

Aucune donnée personnelle, et en particulier aucune donnée patient, n’est transférée hors de l’Espace économique européen. L’intégralité de l’infrastructure applicative, des sous-traitants opérationnels et du site vitrine est localisée en France ou en Irlande.

9. Durées de conservation

10. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Droit d’accès
• Droit de rectification
• Droit à l’effacement (droit à l’oubli)
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité (export intégral en un clic depuis votre compte)
• Droit d’opposition
• Droit de retirer votre consentement à tout moment
• Droit de définir des directives post-mortem sur le sort de vos données

Exercice de vos droits : adressez votre demande au DPO de Claryvoo à dpo@claryvoo.com. Une réponse vous sera apportée dans un délai d’un mois, conformément à l’article 12.3 du RGPD.

Pour les patients d’un psychologue utilisant Claryvoo : vos demandes doivent être adressées à votre psychologue, qui est le responsable de traitement de vos données cliniques. Claryvoo, en tant que sous-traitant, l’assistera dans la mise en œuvre de votre demande.

Réclamation auprès de la CNIL : si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (www.cnil.fr).

11. Modification de la présente politique

La présente politique peut évoluer. Toute modification substantielle fera l’objet d’une notification par email aux utilisateurs au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour figure ci-dessous.

Dernière mise à jour : 26 octobre 2026